前言
UED部門資源的管理現狀
我們IT行業有很多資源控制管理的方式，其中最重要最常見的是通過文件夾方式、有權限控制的共享盤符方式管理文件資源。但隨著時間的流逝，我們會發現文件越來越多、維護越來越困難。
開發部門用的SVN，VSS，CVS等版本控制工具是一種很好的資源管理方式，後來這些工具被引入UED部門。但這些工具是為源代碼版本控制准備的，在非開發部門的實際應用中對於大量的非源碼如PSD、PNG、FLA類的資源管理起來卻不是那麼得心用手。設計部門的源文件類型多、文件大且大多數是二進制文件，在應用中用版本控制工具也很難管理（UED部門的Axure源文件支持SVN在協作上還是比較方便的）。
在互聯網如此發達的今天，表面上知識、參考只需要索引就能找到，但在部門管理上它卻不是一個好的方式，因為它的索引只存儲在個體身上。部門的知識需要共享，部門的知識需要積累，我們需要一個知識庫給新來的員工，我們更需要一個合理構建的知識庫給我們下一個版本的設計。
按以上的情況看，IT技術只是管理手段，我們需要一種理論指導我們的資源管理方式。不管是用共享文件夾管理還是用SVN管理，這些都不重要，真正重要的是如何把所有資源放在一起進行綜合、整合管理。
我們不缺乏IT手段，我們缺乏方法論。
UED部門資源的產生階段
在UED部門的實際工作中，每個工作階段都會產生大量的信息和資源：
現在進行時階段，即正在進行中的項目。期間會產生大量的中間資源——很多設計稿、很多參考，很多文檔等等。這個階段的資源最難管理，因為它變化性大，尤其是在多人協作時。
過去時階段，即已經完成的項目。通常已完成的項目，項目資源大都存儲在每個員工的計算機硬盤中，他們分散、零散、個性化強，很難完整有效地進行收集。
由於項目產品的復雜性與關聯性使得這些資源都難以有效分類；由於項目的個性化，我們又很難統一所有產品項目的分類方式。經過長期的積壓，我們發現UED的歷史資源存量很難發揮它應該有的作用。
有沒有一種理論或方法能夠指導管理方式？
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思路
對於資源的管理，技術只是手段，只是管好資源的必要條件；管好資源的充要條件是要找到行之有效的管理方法論。
可行思路在哪裡
其實在現實生活中我們有一整套資源管理的理論方法——檔案管理。
檔案管理是檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。檔案管理的對象是檔案，服務對象是檔案利用者，所要解決的基本矛盾即是檔案的分散、零亂、質雜、量大、孤本等狀況與社會利用檔案要求集中、系統、優質、專指、廣泛之間的矛盾。
這正好與我們管理UED資源的目的是一致的，在實踐上我們可以用檔案管理的思路去管理UED部門的資源。
什麼是檔案管理
管理資源的手段有很多，但我們需要使用這些手段的方法，檔案管理就是很好的理論指導。
進行檔案管理工作，要遵循集中統一管理資源檔案，維護資源的完整與安全，便於利用的原則。集中統一指資源檔案要由部門的各級各類保管負責人分別集中保存,並制定統一的規定進行管理。維護完整有兩方面的含義：一是從數量上要保證資源檔案齊全，不致殘缺短少；一是從質量上要保持檔案的有機聯系，不能人為割裂分散或零亂堆砌。維護安全也有兩方面的含義：一是力求在技術上檔案資源不受人為損壞；一是保護檔案免遭有意破壞，資源檔案訪問權限控制。便於利用是全部檔案管理活動的最終目的，也是檢驗檔案管理工作的一個標准。
UED的檔案管理
對於我們UED來講設計過程的資源是工作的見證，是下一步產品項目開發的基礎，我們可以通過過往資源追溯設計變遷，追溯需求變化，不允許任意篡改或修正，所以維護資源的有效完整性，保持資源的快速定位查找，也是資源管理管理工作必須遵循的原則之一。
對於UED部門建立一套適應本部門業務特點、體現部門規范化、科學管理水平的檔案體系，是部門的一項基礎工作。它為部門各項工作的開展創造必要條件，對避免和抵御各種風險起到必備作用。歷史資源是UED部門的無形資產，檔案是部門工作的真實記錄。它不僅記錄了工作活動的歷史過程，還記載了其形成和積累的經驗和教訓，是部門重要的知識資源。
UED部門檔案管理的最終目的是提供檔案信息為部門工作服務：
- 部門工作得以總結和延續
- 員工業務培訓資料
- 所有員工都可通過檔案了解部門工作情況
- 新來的員工可以看到部門、項目、產品生命周期，少走很多彎路。
- 員工離職，工作文件得以最大限度的保留
- ……
如何開展UED部門資源檔案化管理
有效的檔案管理能夠開展需要具備很多方面的條件，其中最重要的是按照部門以及公司業務對部門信息資源的全宗、類目進行劃分以及有效的管理與制約。
檔案的建檔單位
為不同的建檔單位合理地劃分檔案的全宗，這是最重要的部分（全宗是一個獨立的機關、組織或人物在社會活動中形成的檔案有機整體）。在傳統檔案學定義中獨立行使職權、設有會計單位或經濟核算單位、設有管理人事的機構或人員是定義全宗的標准。在我們UED部門可以將個人的資源定稱為一個全宗、組的資源稱為一個全宗、部門的資源稱為一個全宗，又因為UED部門全宗間有一定的供給關系，所以我們需要明確各個全宗之間的資源供給關系。
檔案的類目劃分
關於類目的劃分，參考某省委檔案管理系統，該省委檔案一級類目的定義分為七大類：即（1）黨政工團檔案（代字：A）；（2）基建檔案（代字：B）；（3）設備、儀器檔案（代字：C）；（4）會計檔案（代字：D）；（5）已故人員檔案（代字：E）；（6）聲像檔案（代字：F）；（7）專門檔案（代字：G）。大類以下的屬類用阿拉伯數字作代號，從左至右依次叫一級屬類、二級屬類。
我們UED部門的檔案管理可以參考其分類方法，並按照問題-年度-機構的方式進行下級分類，分別對個人檔案全宗、組檔案全宗、部門檔案全宗根據具體業務情況設定分類標准，並生成標准分類文檔。
這裡要特別指出，根據建檔單位的不同，類目劃分的粒度是不同的，層級越低越細節。
檔案的維護人員
關於全宗檔案的管理，個人檔案的管理應該有組討論並定義全宗目錄架構，由個人維護管理；組檔案應該由部門定義全宗目錄架構，由組長統一管理維護；部門檔案應該由部門的上一級機構制定全宗目錄架構，並且由部門副主管負責維護管理。
檔案的歸檔周期
關於歸檔周期，即同一個單位兩次歸檔的時間間隔。任何資源都應該有一個明確的歸檔周期，歸檔周期應該根據歸檔單位的規模不同而有所不同。
個人檔案：可以以周為時間單位進行歸檔。
組檔案：可以以月為時間單位從個人檔案中進行整理提取歸檔。
部門檔案：可以以季度為時間單位從組檔案中整理提取歸檔。
歸檔的內容由具體部門業務確定，上級單位應該以制度的形式制定下級單位的歸檔內容。
檔案的生命周期
由於一般的部門資源信息管理缺乏系統的管理方法，導致資源存放的隨心性比較強，再加上長期的資源加壓，致使資源很難被索引查找。在維護的時候，資源一般都是個人根據需要進行修改整理甚至刪除，這樣很容易導致單點的資源遺失，而且大量資源的維護本身就是一種比較困難的事情。所以在理論上我們應該對資源定義生存周期。
在檔案管理中，“檔案的生命周期”指的是檔案從產生直至因喪失作用而被銷毀或者因具有長遠歷史價值而被永久保存的整體運動過程。資源一經歸檔，就進入了檔案生命周期。
同理UED部門的資源歸檔後也可以如此定義，我們歸檔後的資源也可以分為：
經常被查詢的活躍期（可以通過硬盤存儲）；
不經常被查詢的非活躍期（可以通過光盤介質存儲）；
永久保存或銷毀。
不同的單位可以根據自己的業務定義自己資源的生命周期。