有很多人跟我說過，產品設計過程中，最討厭的就是寫各種產品文檔。一方面強調速度的互聯網產品，加入此環節，會降低開發速度；另一方面當產品的定位、概念模型或原型已成形，文檔撰寫工作就相當枯燥無味，毫無樂趣；更重要的是，你寫出來的文檔可能根本就沒有人閱讀。
最早我也是如此認為。產品成形再費力的去寫產品定位、功能設計有何意義，更何況重要的流程和規則都已在原型中標注，何必再多此一舉。但是幾個項目下來，我發現文檔仍然有它自己的功用，如果維護的出色，將是產品設計人員的好幫手。
l 借助文檔再次系統性的思考產品的定位或者原型設計。當我們在開會確定產品定位策略、用戶策略時，通常是在相當長的討論中完成。如果沒有文檔整理，難免產品小組成員對決策認識有忽略的環節；而深入到原型設計中，分散的注釋也難有系統性的描述。我經常有在撰寫PRD文檔的時候，發現原型設計上的失當之處。前期發現缺陷修改，比後期補救自然能節省不少時間。
l 文檔撰寫也是技術活兒。如何寫讓讀者，用更少的時間，清晰的了解產品的策略及設計細節，是件相當考究的事情。不是有很多人抱怨自己寫的文檔沒人閱讀嗎？你得好好想想，是否只把它當成了碼字的體力勞動。
l 對產品思路的記錄，有據可查。很多人會說我記憶力很好，產品的各個環節我都能記住，需不需文檔記錄，差別不大。但是不是團隊裡的每個人都有這麼好的記憶力。我相信好記性不如爛筆頭。當產品要做相關模版的關聯開發時，模塊內的細節規則需要准確了解。這時候文檔的回溯功能變能得到充分的展現。
就像做產品一樣，需要考慮文檔各種讀者的不同需求。我想這裡面多少有些技巧是值得探討的：
1.概括分組+小標題
這裡有一個較出名的原則“7±2”原則，主要意思是人一次能夠理解的思想或概念的數量是有限的，最高限度是5-9個項目。因此我們需要將觀點按照一定的邏輯關系分組闡述。並且配合使用能概括此段的主要觀點小標題，這樣讀者就可以開始在閱讀這段的最初幾秒鐘了解你的觀點。
2. 模版不是為了讓文檔千篇一律
很多公司為了產品的規范性，減少項目成員閱讀文檔的學習成本，都制作了相應的產品文檔模版，規范不同產品設計人員的寫作風格。但產品人員因根據內容的不同性質，應靈活應用模版。拿PRD為例，以承載內容信息為主的頁面，與以互動交流為主的頁面闡述重點將有很大的不同。展示內容的描述，主要闡述展示字段、提取規則、排序規則、鏈接地址及方式等；而表單類的描述，更偏重流程及填寫規則的描述。
3. 能用圖不用表，能用表不用字
如小標題描述的，讀者總是會對圖比文字有更高的接受度。07版的WORD提供了Smartart的功能，給我們極大的方便，可以充分利用裡面各種類型的圖來表達觀點。
4. 文檔也需要排版
排版有很多技巧，例如留言、間距、字體大小顏色的對比等。一個排版很舒服的文檔，浏覽者會相當的輕松的找到重點。這裡有篇介紹如何排版PPT的文章，很多原理也適用於WORD——《如何設計一份令人舒服的PPT（上）（下）》。
5. 回訪你的文檔讀者
其實很多人都無意識的做了這件事情。每次我寫完PRD，同步給技術和測試人員後，會詢問他們閱讀的情況，並根據他們的反饋做相應的調整。有人會嫌麻煩，其實這個環節一般你只需要1個小時就能搞定了。
總之你需要根據文檔的性質、內容和不同的浏覽者，做出不同的調整。這個過程不僅僅是簡單的陳述想法而已。