XML是一種類似於HTML的標記語言
XML是用來描述數據的
XML的標記不是在XML中預定義的，你必須定義自己的標記
XML使用文檔類型定義(DTD)或者模式(Schema)來描述數據
XML使用DTD或者Schema後就是自描述的語言
XML和HTML的主要區別是什麼
XML是用來存放數據的
XML不是HTML的替代品，XML和HTML是兩種不同用途的語言。
XML是被設計用來描述數據的，重點是:什麼是數據，如何存放數據。
HTML是被設計用來顯示數據的，重點是:顯示數據以及如何顯示數據更好上面。
HTML是與顯示信息相關的, XML則是與描述信息相關的。
“XML”是用於網絡上數據交換的語言，具有與描述Web頁面的“HTML”語言相似的格式。該語言有“可以利用Web浏覽器進行數據確認”以及“易於生成數據”等優點，因此主要用於在企業之間，或者在企業內部更加方便地進行數據交換和利用。首先為了便於理解，下面假設有這麼一種情況:某圖書銷售商要著手建立自己的站點，並發送書店裡的品種目錄和庫存情況等信息。
管理圖書時，需要使用TABLE標簽等，以一覽表的形式提供 “書名”、“發行日期”、“庫存”、“作者”、“出版社”和“定價”等數據。以這種形式匯總數據後，如果是人，就能夠迅速地了解到各自所需的內容。但是，計算機(或系統)即使能夠理解頁面結構或數據布局，也無法理解這裡的數據是什麼意義(屬性)。
然而，“XML”則正是能夠讓計算機也理解這些數據屬性的技術。
如果使用XML，比如“庫存目前有多少?”以及“某個作家寫的書賣了多少冊?”等數據就能夠由計算機“自動地”掌握，並能夠將這些數據與交易對象“共享”。這樣一來，出版社就能夠在制定今後的出版計劃時參考這些數據，而且銷售公司制定有效的配送計劃時也將更加容易。這就必定大大有助於削減人事成本，以及提高管理效率。
當然，即便不使用XML，比如，如果能夠建立一個規范的數據庫，並為每個字段定義一個“書名”和“定價”等名稱，計算機也能夠理解。但是要想在Web上實現這一點，卻要花費相當的人力和成本。在這一點上，如果是XML，由於“能夠利用Web浏覽器對數據進行確認“，因此只要擁有能夠連接因特網的計算機和支持XML的浏覽器，就不需再進行特別的投資。
使用XML，還能夠將在以前的數據庫中難以處理的數據轉化成數據庫。
XML的描述方式與HTML相同，利用被括號<>括起來的字符串進行描述。在HTML中，括號內所定義的都是版面(Layout)等信息。而XML則同時定義了數據的屬性，比如剛才提到的圖書，就是以<書名>、<作者>和<出版社>等方式定義。像這樣的定義方式可以自由設置。因此，甚至有不少企業自己定義XML，然後將其用於本公司內部的數據交換。自由度如此之高也是XML受到極大關注的原因之一。
但是，企業之間的數據交換才是XML的著眼點之一。因此，各公司的定義如果不規范化就無法通用。目前，以微軟為主的標准化團體“Biztalk.org”和民間團體“Rosetta Net”等都希望能針對各行業和領域制定“可以廣泛利用的標志”，以減少定義XML的麻煩。
如果像上述所說的那樣能夠制定XML的標准，並被廣泛應用，那麼不止是企業之間的數據交換將變得更簡單，而且語音數據和動態圖像數據等在過去的數據庫中難以進行處理的數據也必將能夠輕松轉化成數據庫。這一點在管理方面也可以說是一個巨大的可取之處。